Jak vybrat správný informační systém?

informační systém

Představte si situaci, pokud v ní zrovna nejste: Rozhodli jste se, že si pořídíte informační systém. Už víte, jestli chcete opravdu informační systém, nebo vám bude stačit účetní systém (Víte, jaký je rozdíl mezi informačním a účetním systémem?). Ale teď jak vybrat ten správný? Na trhu je několik značek, české systémy, zahraniční systémy, velké systémy, malé systémy, tak který vybrat? Teď, babo, raď.

Velký versus malý systém

Dívejte se do budoucnosti. Nezapomínejte na to, že chcete růst, chcete se posouvat dál. Nikdy si proto nevybírejte systém, který vám už na začátku bude „trochu těsný“. Neomezujte své podnikání systémem. Systém musí pracovat pro vás, ne vy pro něj. A pozor i na to, abyste si nepořídili zbytečně velký systém. Čím větší systém, tím složitější a samozřejmě dražší. Proto vybírejte uvážlivě. Je třeba se rozhodnout správně. Jak firma poroste, zvolený systém by měl růst s ní. Další výměna kdykoli později bude znamenat spoustu starostí a také spoustu peněz.

Český versus zahraniční systém

Možná na vás zahraniční systém působí důvěryhodněji. Zahraniční společnosti vnímáte jako stabilnější. Ale uvědomte si, že pro zahraniční firmu nemusí být český trh klíčový a pokud dnes je, zítra může spatřit větší možnosti dál na východě, severu, nebo kdekoliv jinde. U české společnosti máte jistotu, že český trh je pro ni klíčový. Také zná českou legislativu a její příkoří. Dennodenně s ní přichází do styku. U českého výrobce máte jistotu, že systém bude nachystaný pro české podnikatelské prostředí. Žádné kompromisy, žádná složitá řešení, protože všude v Evropě se to dělá takto a jen u nás trochu jinak. 

Reference

Nejlepší samozřejmě je, když vám nějaký systém doporučí váš obchodní partner, kamarád, známý. Řekne vám, co se mu na něm líbí, v čem jsou jeho slabé stránky, proč je s ním spokojený, jak se mu s ním pracuje. Klidně si udělejte průzkum po firmách ve svém okolí. Jestli používají nějaký informační systém a jestli jsou s ním spokojeni. Jen pozor, pokud vy máte výrobní firmu a váš kamarád restauraci, tak systém, který může být přizpůsoben přímo pro restaurace, nemusí dobře fungovat pro výrobní firmu. Ale může.

Prezentace

Pokud vám byly doporučené nějaké systémy, nebo jste si sami nějaké vyhlídli, nechte si udělat prezentaci. Nemyslím tím teoretické tlachání nad tím, co systém všechno umí a jak s ním budete spokojení a podobně. Připravte si některé své požadavky na systém, svá firemní specifika, a nechte si ukázat, jak by to vypadalo v praxi, přímo v daném systému. Nejen že se podíváte, jak se se systémem pracuje, zda je vám sympatický, ale také uvidíte, zda splní to, co od něj očekáváte.

Referenční návštěva

Pokud už máte nějakého svého favorita, ale stále ještě nejste 100% rozhodnutí, požádejte dodavatele o referenční návštěvu. Co si pod tím představit? Dodavatel vám domluví schůzku ve firmě, která je podobná té vaší (zaměřením, velikostí) a používají daný informační systém. Ve firmě vám ukáží, jak se systémem pracují. Dozvíte se, jak jsou v dané firmě se systémem spokojení, co jim na něm vyhovuje, popřípadě nevyhovuje. Promluvíte si přímo s uživateli. O referenční návštěvu si určitě řekněte. Žádný správný dodavatel systému vám neřekne, že to nejde.

Neustále se ptejte. Zjišťujte. Říkejte své požadavky. Je lepší, když se dozvíte už při výběru, že preferovaný systém pro vás není vhodný, než kdyby to bylo až při samotné implementaci (=nasazování systému). Hodně štěstí při výběru toho správného informačního systému.