Jak ve 4 krocích ušetřit sebe i naše lesy

  1. Usnadněte si práci
  2. Uspořte čas
  3. Zefektivněte firemní postupy
  4. Tiskněte kvalitně a nevyhazujte peníze z okna

1.     krok – pořiďte si informační systém

Co je v systému, je snazší. Když potřebujete něco najít, díváte se na jedno místo. A nezáleží na tom, jestli jde o vaši práci, nebo o práci některého z vašich kolegů. Když odejde zaměstnanec z firmy, která nepoužívá nějaký informační systém, jeho práce odchází s ním. Protože v jeho datech, zápisnících a složkách v počítači se nikdo nevyzná. Veškerá jeho práce je pryč. Když odejde zaměstnanec z firmy, která má veškerá data v systému, vše potřebné zůstane ve firmě a všichni ostatní ví, kde to hledat.

Nový informační systém není vaším cílem

Systém je jen prostředek, který vám pomůže dosáhnout cílů ve vašem podnikání. Vraťte se k začátkům svého podnikání. Čeho jste chtěli dosáhnout? Co jste si mysleli, že bude za 5, 10, 15 let? Naplnily se vaše představy? Děláte pořád to, co vás baví? Nebo vás zavalily stohy papírů, stovky paragrafů a nařízení a z vás se stal úředník? Informační systém převezme část vašich úkolů a zautomatizuje je.

2.     krok – veškerá data vložte do systému

Zbavte se všech nadbytečných papírových evidencí. Všech kopií e-mailů, datových zpráv, firemních dokladů, které se vám jen hromadí na stole a sedá na ně prach. Stejně nikdy nebudete mít dost času na to, abyste je všechny prošli. Všechno, co do systému zadat jde, tam zadejte. Budete mít všechny informace na jednom místě a nemusíte se bát, že si je polijete ranní kávou, až jednoho dne vstanete levou nohou.

Když to nejde vložit, alespoň to připojte

A pokud některé informace do systému zadat nejde, alespoň je do systému připojte, i kdyby mělo jít o připojenou excelovskou tabulku. K informacím se tak dostanete kdykoli, odkudkoli, stačí být online. Můžete je pak operativně kontrolovat, doplňovat, odesílat e-mailem. Vaše možnosti jsou neomezené prostorem a časem.

3.     krok - schvalujte online

Elektronické agendy můžete spravovat prakticky kdykoliv. Máte smartphone, nebo tablet? Stojíte v zácpě, sedíte v čekárně u lékaře, nebo čekáte, až vám přinesou oběd? Neničte si v takových chvílích nervy, že něco nestíháte a místo toho v klidu vyřizujte firemní agendu. Schvalujte kolegům dovolenky, objednávky, nebo třeba faktury. Pokud máte data v systému, využíváte časové prostoje na „ubíjející“ administrativní věci a při následné kreativní práci vás už (skoro) nic neruší.

Mějte přehled

Pokud máte složitější systémy schvalování, několikastupňové s větším množstvím schvalovatelů, často se stává, že se papírový dokument, který „vkročí“ do takového kolečka schvalování, někde zatoulá. U elektronického schvalování se vám dokument nikdy neztratí, vidíte celou cestu procesu a vždy přesně víte, v jakém stupni schvalování se právě nachází. Nemluvě o tom, že v systému rychle a jednoduše vyřešíte zastupitelnost, pokud některý z kolegů onemocní, nebo odjede na dovolenou.

4.     krok - když už tisknout, tak kvalitně, ale levně

Spousta firem náklady na tisk neřeší, dokud se nedostanou do finančních problémů. Proč ale vyhazovat peníze z okna, i když se vám zrovna daří? Kombinací analýzy tisku, SW řešení monitoringu tisku a vhodných kancelářských strojů budete platit jen tolik, kolik skutečně musíte, abyste bez problému fungovali.

Jak toho dosáhnout?

V průběhu analýzy se zakreslí rozmístění a zmonitoruje se vytíženost a nákladovost stávajících kopírovacích a tiskových zařízení. Na základě výsledků se vyčíslí současné náklady na tisk a zjistí skutečné potřeby na kancelářské stroje. Následuje nasazení SW řešení, které monitoruje náklady spojené s tiskem (spotřebu papíru, toneru, množství tištěných dokumentů, množství barevného tisku,…) Nakonec dojde k výběru a optimálnímu rozložení nejefektivnějších kancelářských strojů. Zvolené stroje přinesou maximální užitek při práci s dokumenty a sníží náklady na jejich vytváření.

                                                                          

„Šetřete sebe i naše lesy.“